TUGAS II
KELOMPOK 8
BAB VI-IX
BAB VI
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
I. Pengorganisasian Melalu Outline
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
- Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
- Penentuan tujuan
- Analisis audiens
- Penentuan ide pokok
- Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
- Mengorganisasikan pesan
- Memformulasikan pesan
3.Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
- Menyunting pesan
- Menulis ulang
- Memproduksi pesan
- Mencetak pesan
II. PENENTUAN TUJUAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
- Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
III. ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
- Temukan apa yang ingin diketahui audiens
- Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
- Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
- Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
IV. PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
1. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
4. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
V. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
- Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
- Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
- Anda tidak memerlukan catatan permanan
- Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
- Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
- Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
- Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
- Anda memerlukan catatan permanen.
- Anda ingin mencapai audiens yang luas.
- Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
- Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
- Telepon, voice mail
- Radio, televisi, Computer
- Pita audio dan video
- Teleconference
- Video conference
Media pada saluran tertulis :
- Surat, memo, laporan, proposal
- Elektronik mail / email
- Telepon (sms)
- Computer
- Faks
- Telegram
- Pos biasa dan khusus
BAB VII
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
- Ketrampilan Merevisi Pesan
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
- Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
3) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
C. Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan – pesan bisnis lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
Mencakup 3 poin penting, yaitu:
1) Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
2) Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
3) Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
2. Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
- Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
3. Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
- Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
4. Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
- Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
- Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
- Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
BAB VIII
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
A. Pengertian
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut
Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut
Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
- Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
- Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
- Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
- Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
- Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
- Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi:
- Menurut fungsinya
– Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
– Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
2. Menurut subyeknya
– Suatu laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu diperoleh.
Contoh : Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.
3. Menurut Formalitasnya
– Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
– Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.
4. Menurut keasliannya
– Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
– Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
– Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
– Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5. Menurut frekuensinya
– Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
– Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
6. Menurut jenisnya
– Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
– Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
7. Menurut Kegiatan Projek
Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8. Menurut pelaksanaan Pertemuan
– Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
– Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
– Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
B. Tahap Sebelum Penulisan Laporan Bisnis
- Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan.
- Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Laporan. Menentukan Ide atau Gagasan. Tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci.
- Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan. Mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya.
- Menganalisis dan Menafsirkan Data.
- Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.
C. Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
- Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
- Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
- Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.
- Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis
- Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
- Metodologi : metode pengumpulan informasi
- Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
- Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.
- Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
- Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
- Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
1. Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
- Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
- Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
- Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
- Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS
- Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
- Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
- Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
- PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk; Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera; Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral; Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan; Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya; Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’); Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya; Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
BAB IX
Presentasi Bisnis
Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
a. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada
audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada
audiens, tetapi juga akan memberikan citra (
image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan
audiens.
b. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain:
white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.
c. Menganalisis siapa audiens ( Who, What, Where, When, Why, How )
Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi
audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya
audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.
d. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis
Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi
a. Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)
Merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
b. Flip Charts
adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
c. Transparansi overhead project
nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
d. Papan tulis elektronik
Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
e. Video cassete recorder (vcr)
Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
f. PANEL LCD
Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
g. Proyektor LCD
Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)
Menganalisa Audiens
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :
1. Siapa audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
2. Apa yang diinginkan audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
3. Dimana melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.
4. Kapan melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).
5. Mengapa melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.
6. Bagaimana melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
Alat bantu presentasi bisnis
cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan demi suksesnya suatu presentasi bisnis.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain: blackboard, whiteboard, flipcharts, transparansi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD projec tor. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini.
1. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.
2. Flip Charts
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya.
3. Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik.
4. Slide
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi bisnis. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta dapat disimpan dalam disket.
Cara Melakukan Analisis
Sekarang Anda sudah tahu aspek-aspek penting yang harus Anda analisis. Selanjutnya Anda bisa memulai menganalis. Namun ini butuh proses dan butuh strategi yang tepat supaya semua berjalan sesuai dengan harapan.
Terkait dengan analisis ini, ada empat strategi yang bisa Anda kembangkan.
1. Melakukan analisis pribadi
Langkah ini adalah titik awal untuk analisis audiens Anda. Anda harus dapat memperkirakan sendiri tentang audiens Anda. Di sini Anda dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan apa Anda melakukan presentasi. Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah orang-orang yang ada keterkaitan dengan kegiatan tersebut.
Jika dalam analisis ini muncul kesenjangan, artinya ada beberapa hal yang belum Anda ketahui. Ini dapat menjadi target sisa kegiatan analisis audiens Anda. Jadi kegiatan analisis Anda akan jauh lebih efektif dan efisien.
2. Wawancara dengan panitia penyelenggara
Wawancara dengan panitia penyelenggara dapat Anda lakukan apabila Anda menjadi presenter yang diundang untuk berbicara dalam sebuah kegiatan. Misalnya kegiatan seminar, pelatihan, kuliah umum atau yang lain. Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat janji untuk bertemu dengan panitia, jika mungkin. Atau bisa juga menghubungi mereka menggunakan kontak telefon.
3. Wawancara dengan audiens
Jika Anda memiliki akses untuk berkomunikasi dengan beberapa audiens, Anda dapat memanfaatkan ini untuk menggali informasi tentang diri mereka . Tidak harus semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari audiens Anda. Meskipun ini tidak dapat memberikan keterangan tentang semua audiens yang akan hadir. Namun ini tetap akan berguna bagi untuk mempersiapkan presentasi Anda.
Jika wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan jauh hari sebelum presentasi, Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau ketika kegiatan presentasi mau dilakukan. Dalam hal ini Anda memang tidak dapat membuat perubahan besar untuk konten Anda. tetapi Anda dapat menggunakan beberapa kata kunci atau frase untuk beradaptasi dengan audiens Anda.
Supaya dapat memanfaatkan ini dengan baik sebaiknya Anda datang lebih awal, sehingga Anda punya waktu untuk menyapa audiens serta berinteraksi dengan mereka.
4. Lakukan pengamatan selama presentasi
Strategi ini dapat Anda lakukan selama proses presentasi berlangsung. Ini memang tidak akan merubah apapun dari presentasi Anda, namun ini akan membantu Anda untuk presentasi berikutnya.
Sebagai contoh, dalam setiap presentasi pelatihan yang saya lakukan, saya selalu mencatat pertanyaan-pertanyaan spesifik dari audiens. Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu saya mengetahui bagian mana dari materi yang perlu saya tambah, saya kurangi dan saya tekankan. Kemudian dari pengetahuan ini saya dapat meningkatkan kualitas presentasi saya untuk pelatihan selanjutnya.
Sumber :
http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
http://pengabdianqu.blogspot.com/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html
http://andriawan1601.blogspot.co.id/2017/10/persiapan-dasar-presentasi-bisnis.html
Nama Kelompok :
Dinda Laraswati (13214167)
Dini Hardiyanti (13214182)
Sari Amalia (1A214052)
Tika Nataria (1A214771)
Wulan Puji A (1C214326)
